Vérifié le 04/05/2018 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
Tout employeur, sauf s'il s'agit d'un particulier employeur, doit obligatoirement détenir plusieurs registres : registre unique du personnel, registre du CHSCT et registre des délégués du personnel.
Dès la première embauche (et quel que soit l'effectif de l'établissement), l'employeur doit obligatoirement y inscrire les informations suivantes dans l'ordre des embauches, concernant chaque salarié :
identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité,
carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise,
type de contrat : par exemple, contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat d'insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d'employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim)...
pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail,
pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés)
Ce registre peut être tenu sur support numérique.
Le personnel doit y être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.
Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs (CDD d'usage ou extra par exemple), il est nécessaire, pour chaque contrat ou vacation, d'indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d'entrée et de sortie correspondantes.
L'absence de registre, le défaut de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.
À noter
les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.
Plusieurs registres relatifs aux conditions de travail doivent être tenus par l'employeur :
registre spécial des dangers graves et imminents,
document unique d'évaluation des risques professionnels, qui répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et en analyse les risques.
Un registre des accidents bénins peut être mis en place par l'employeur après autorisation de la CPAM sous certaines conditions (présence obligatoire d'un(e) infirmier(ère) notamment). Il remplace la déclaration des accidents n'entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux.
Ces registres doivent être mis à la disposition :
des salariés,
des membres du CHSCT (instance obligatoire dans les établissements de plus de 50 salariés),
des délégués du personnel,
du médecin du travail,
de l'inspection du travail,
des services de prévention des organismes de sécurité sociale,
des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail
si nécessaire, des inspecteurs de la radioprotection.
Le défaut de transcription ou de mise à jour du document d'évaluation des risques peut être sanctionné d'une contravention de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive).
L'employeur qui ne présente pas l'un de ces registres à l'inspection du travail encoure une contravention de 450 €.
À savoir
Le livre de paie,qui reproduit les mentions du bulletin de salaire, n'est pas obligatoire. L'employeur doit conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans.
Il doit contenir les notes écrites exposant les demandes des délégués et les réponses de l'employeur.
L'absence de registre constitue un délit d'entrave qui peut être sanctionné d'une amende de 7 500 €.
Ne pas présenter le registre à l'inspecteur du travail peut être sanctionné d'une contravention de 450 €.
