La déclaration de cessation de paiements est ouverte aux professionnels suivants :

• toute personne exerçant une activité commerciale ou artisanale ;
• agriculteur ;
• entrepreneur individuel à responsabilité limitée (EIRL) ;
• auto-entrepreneur ;
• personne physique exerçant une activité professionnelle indépendante (y compris une profession libérale) ;
• personne morale de droit privé (société, association).

Seul le représentant légal de l'entreprise, ou le débiteur personne physique, est habilité à effectuer une déclaration de cessation de paiements.

Il peut se faire remplacer par la personne de son choix (un avocat, par exemple) qui doit être munie d'une procuration nominative et doit justifier de son identité et de son activité professionnelle.

La déclaration émanant d'un gérant de fait, d'un associé ou d'un conjoint collaborateur sera refusée.

En cas de co-gérance, la déclaration de cessation de paiement doit être signée par un des co-gérants au moins. En cas de procuration pour le dépôt, le pouvoir doit également être signé par l'un des deux gérants au moins.

L'actif disponible correspond à tout ce qui peut être transformé en liquidités immédiatement ou à très court terme (quelques jours seulement) sans rendre impossible la poursuite de l'entreprise (des biens qui seraient vendus par exemple).

Le passif exigible est constitué par l'ensemble des dettes arrivées à échéance et dont les créanciers peuvent exiger immédiatement le paiement. Ces dettes doivent être certaines (non litigieuses et non contestées) et liquides (au montant déterminé) : factures arrivées à échéance, salaires à verser, etc.

S'agissant d'un entrepreneur individuel à responsabilité limitée (EIRL), seuls les dettes et l'actif disponible se rattachant au patrimoine affecté à l'activité professionnelle sont pris en compte.

Si l'entreprise bénéficie de réserves de crédit ou obtient un délai de paiement de la part de ses créanciers lui permettant de faire face au passif exigible avec son actif disponible, elle n'est pas en cessation des paiements.

La déclaration de cessation des paiements doit être déposée, dans un délai maximum de 45 jours suivant la date de cessation des paiements :

• au greffe du tribunal de commerce : pour un commerçant, une société commerciale (SARL, société anonyme, etc.) ou un artisan ;
• au greffe du tribunal de grande instance du lieu du siège de l'entreprise, dans les autres cas : exploitations agricoles, professions libérales...

Une entreprise en cessation des paiements doit demander l'ouverture d'une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire dans un délai de 45 jours au plus tard suivant la date de cessation des paiements, sauf si dans le même temps elle a demandé l'ouverture d'une procédure de conciliation.

Elle ne peut plus bénéficier de certaines procédures préventives (mandat ad hoc, sauvegarde).

Le dirigeant ou le débiteur personne physique qui omet sciemment de déclarer la cessation des paiements encourt des sanctions, notamment une interdiction de gérer.

Doivent être joints à la déclaration les documents suivants :

• extrait d'immatriculation au RCS (extrait K ou Kbis) pour un commerçant ou au répertoire des métiers (RM) pour un artisan ;
• état du passif exigible et de l'actif disponible ;
• état chiffré des créances et des dettes avec l'indication selon le cas, du nom ou de la dénomination et du domicile ou siège des créanciers et, pour les salariés, le montant global des sommes impayées ;
• état actif et passif des sûretés, était des engagements hors bilan, état complet des privilèges;
• comptes annuels du dernier exercice ;
• situation de trésorerie de moins d'un mois ;
• nombre des salariés employés à la date de la demande, le nom et l'adresse de chacun d'entre eux ;
• montant du chiffre d'affaires à la date de clôture du dernier exercice comptable (= montant des ventes de produits et services liés à l'activité courante, diminué des réductions sur ventes, de la taxe sur la valeur ajoutée et des taxes assimilées) ;
• copie pièce d'identité du représentant légal ;
• inventaire sommaire des biens du débiteur ou, si un patrimoine a été affecté à l'activité en difficulté, des biens affectés à l'exercice de cette activité ;
• si l'entreprise exploite elle-même une ou des installations classées pour la protection de l'environnement (prévention des pollutions, des risques et des nuisances), copie de l'autorisation ou de la déclaration ;
• si demande de redressement judiciaire, prévisionnel de trésorerie et d'exploitation pour 6 mois.