Vérifié le 26/03/2019 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
L'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires. Certaines catégories de salariés ou situations particulières nécessitent des formalités supplémentaires, non évoquées ici.
Lors d'un processus de recrutement, l'employeur doit mettre en place plusieurs étapes essentielles :
rédaction d'une offre d'emploi
dont les informations doivent être valorisantes pour attirer des candidats, rester strictement objectives et non-discriminantes,
La DPAE doit obligatoirement être effectuée auprès des organismes de protection sociale, au plus tôt 8 jours avant l'embauche (et avant la mise au travail effective du salarié). Les employeurs dont le personnel relève du régime général de sécurité sociale ou du régime agricole, et ayant réalisé plus de 50 déclarations au cours de l'année doivent adresser la DPAE par voie électronique.
L'Urssaf ou la MSA adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE.
Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.
Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé et entraîne une pénalité de 1 086 € par salarié concerné.
Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de DPAE, lors de la signature d'une convention de stage. Voir Stages : les obligations de l'employeur
Salarié du régime général
Salarié agricole
Service en ligne Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne
Net-entreprises - GIP Modernisation des déclarations sociales
À savoir
si le salarié déclaré par l'employeur n'est pas déjà immatriculé à la Sécurité sociale, et donc ne détient pas de numéro de SS, il doit aussi contacter la caisse d'assurance maladie de son lieu de résidence.
Mentions obligatoires
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
dénomination sociale (ou nom et prénoms) et adresse de l'employeur,
code APE de l'entreprise,
numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par votre centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours),
coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend, s'il relève du régime général de la sécurité sociale,
noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé),
date et heure d'embauche prévisibles,
nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.
Dispositifs simplifiés
Sous certaines conditions, les petites entreprises (TPE-PME) peuvent utiliser l'un des titres de paiement simplifiés incluant un volet de cotisations sociales, qui valent accomplissement de la DPAE :
Titre emploi-service entreprise (Tese),
Titre emploi simplifié agricole (Tesa) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) de moins de 3 mois,
Chèque emploi service universel (CESU),
Titre emploi forains (TEF).
Dans ce cas, la DPAE ne doit pas être utilisée.
Autre déclaration préalable
En plus de la DPAE, une déclaration préalable doit être effectuée par l'employeur, par lettre recommandée adressée à l'inspection du travail :
lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins,
lors du changement d'exploitant d'un établissement employant du personnel (par le nouvel employeur),
lors du transfert d'un établissement employant du personnel dans un autre emplacement,
lors d'une extension ou d'une transformation de l'établissement entraînant une modification dans les activités industrielles et commerciales.
Le récépissé de la lettre doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la première visite de celle-ci.
La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché.
Lors de l'embauche de chaque salarié, l'employeur doit accomplir les formalités d'affiliation du salarié concerné à l'institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre).
Chaque mois, les entreprises employant au moins 50 salariés doivent effectuer une déclaration sociale nominative (DSN) en indiquant les contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent.
Obligatoire pour tous les salariés quel que soit leur contrat de travail, elle doit permettre, notamment, d'interroger le salarié sur son état de santé et de l'informer sur les risques de son contrat.
La visite doit être réalisée dans les 3 mois suivants la prise de poste (2 mois s'agissant des apprentis) et renouvelée au plus tard tous les 5 ans. Les travailleurs de nuit, les jeunes de moins de 18 ans ainsi que les salariés exposés à des risques doivent avoir réalisé leur visite avant l'affectation au poste.
À l'issue de la visite, une attestation de suivi est délivrée au salarié et à l'employeur.
Les travailleurs handicapés ou titulaires d'une pension d'invalidité bénéficient d'un suivi individuel adapté.
Un suivi individuel renforcé doit être effectué dans le cas où le poste présente des risques particuliers pour la santé ou la sécurité du salarié (exposition à l'amiante ou au plomb, par exemple).
L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt :
une amende de 1500 €;
une peine de prison de 4 mois et une amende de 3750 € en cas de récidive.
