Sont soumises à l'obligation de déposer leurs comptes sociaux les sociétés suivantes :

• les sociétés à responsabilité limitée : SARL et EURL;
• les sociétés de personnes : SNC, société en commandite simple (sauf pour les SNC dont au moins l'un des associés est une personne physique) ;
• les sociétés par actions : société anonyme (SA), SAS et société en commandite par actions ;
• les sociétés commerciales dont le siège est situé à l'étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France ;
• les sociétés d'exercice libéral : SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS ;
• les sociétés coopératives agricoles sous certaines conditions.

Les comptes sociaux comportent :

• les comptes annuels : bilan actif et passif, compte de résultats et annexes ;
• le rapport de gestion pour les sociétés cotées (dans les SA, établi par le conseil d'administration ou le directoire) ;
• les documents portant sur l'affectation du résultat ;
• le rapport du commissaire aux comptes, s'il y a lieu ;
• le procès verbal de l'assemblée d'approbation des comptes, ou extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d'affectation du résultat et la résolution de l'affectation votée (ou la décision d'affectation prise) ;
• le rapport du conseil de surveillance, s'il s'agit d'une SA à directoire ou une société en commandite par actions.

En outre, les sociétés tenues d'établir des comptes consolidés doivent obligatoirement déposer :

• les comptes consolidés ;
• le rapport sur la gestion du groupe ;
• le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés ;
• le rapport du conseil de surveillance notamment.

L'ensemble de ces documents sont à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de la société.

Les comptes sociaux d'une société n'intègrent pas les comptes de ses filiales.

Les comptes de la société doivent être approuvés par une assemblée générale ordinaire des associés (ou de l'associé unique) dans les 6 mois après la clôture de l'exercice.

Puis, dans le mois qui suit l'approbation des comptes, ceux-ci doivent être déposés au greffe du tribunal du commerce (ou tribunal d'instance ou de grande instance en Alsace-Moselle).

Par exemple, dans le cas d'une clôture de l'exercice au 31 décembre, les comptes doivent obligatoirement être déposés avant le 31 juillet de l'année suivante.

Si le dépôt légal se fait par voie électronique, le délai est porté à 2 mois.

Certaines entreprises commerciales ont la possibilité de demander que leurs comptes annuels (ou uniquement le compte de résultat dans certains cas), déposés au greffe du tribunal de commerce, ne soient pas rendus publics. Seules les administrations, les autorités judiciaires ou la Banque de France y ont accès.

Conditions

L'option de confidentialité des comptes annuels est réservée aux micro-entreprises remplissant au moins 2 des critères suivants :

• total de bilan de moins de 350 000 €;
• chiffre d'affaires net de moins de 700 000 €;
• moins de 10 salariés.

Les micro-entreprises établies sous forme de société coopérative agricole ou d'union de sociétés coopératives agricoles peuvent bénéficier de l'option pour les comptes déposés depuis le 7 août 2016.

Les petites entreprises, dont les comptes sont déposés à partir du 7 août 2016, peuvent bénéficier de l'option de confidentialité, qui s'applique uniquement à leur compte de résultat (l'actif et le passif restent publics), à condition qu'elles ne dépassent pas au moins 2 des 3 critères suivants :

• total de bilan de 4 millions d’€ ;
• chiffre d’affaires net de moins de 8 millions d’€ ;
• moins de 50 salariés.

Sont exclues des options de confidentialité :

• les sociétés appartenant à un groupe ;
• les établissements de crédit et sociétés de financement ;
• les entreprises d'assurance et de réassurance, fonds de retraite, mutuelles par exemple;
• les sociétés cotées sur un marché réglementé ;
• les entreprises dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières ;
• aux entités faisant appel à la générosité publique.

Déclaration de confidentialité

L'entreprise qui souhaite bénéficier de cette option doit, lors du dépôt des comptes annuels, y joindre une déclaration selon les modèles suivants :

• déclaration de confidentialité pour les micro-entreprises
• déclaration de confidentialité pour les petites entreprises (uniquement pour les déposés à partir du 7 août 2016)

À réception, le greffier informe les tiers de cette déclaration de confidentialité par le biais d'une phrase ajoutée dans l'avis inséré au Bodacc et délivre à la société dépositaire un certificat attestant que les comptes annuels ont été déposés mais qu'ils ne sont pas communicables aux tiers.

Cette formalité est payante.

Ces tarifs comprennent les émoluments du greffe, la publication au Bodacc et la transmission à l'Institut national de la propriété industrielle (Inpi).

Le paiement est effectué par chèque libellé à l'ordre du greffe du tribunal de commerce, d'instance ou mixte de commerce concerné (ou par carte bancaire pour un dépôt en ligne).

Si le délai de dépôt est dépassé, le greffier procède à une relance, qui est facturée à la société.

Toute infraction à l'obligation de déposer ses comptes peut être sanctionnée d'une amende de 1 500 €.

De plus, lorsque les dirigeants d'une société commerciale ne procèdent pas au dépôt des comptes annuels dans les délais, le président du tribunal de commerce, statuant en référé, peut leur adresser une injonction de le faire à bref délai sous astreinte.

En cas de non dépôt des comptes d'une société commerciale agro-alimentaire, le tribunal, saisi par l'Observatoire de la formation des prix et des marges des produits alimentaires, peut fixer une astreinte de 2 % du chiffre d'affaires (HT) journalier moyen par jour de retard.