L'acheteur détermine librement les conditions de l'appel d'offres et de la présentation de la réponse qu'il attend dans l'avis de marché ou les documents de la consultation.

Il peut, par exemple, demander aux candidats d'utiliser certains formulaires types.

Même si ces demandes ne relèvent pas directement de la législation relative aux marchés publics, elles doivent être respectées par les candidats.

Dans le but que son offre soit retenue, le candidat doit éviter l'utilisation d'un dossier type utilisé pour tous les marchés publics auxquels il répond et personnaliser sa réponse en fonction de chaque marché public.

L'acheteur fixe les critères objectifs qu'il utilisera. Il peut notamment requérir des niveaux de capacité, par exemple en terme d'effectif salarial ou de qualification professionnelle. Des renseignements peuvent également être demandés : déclaration de chiffre d'affaires, déclaration appropriée de banques, bilans, etc.

Pour qu'une offre soit examinée, elle doit être réceptionnée par l'acheteur dans le délai maximum indiqué dans l'avis de marché. Pour garantir l'égalité des candidats, chacun dispose en effet du même délai pour élaborer et remettre son offre.

Chaque candidat doit donc anticiper l'expiration du délai et prendre toutes les mesures nécessaires pour en respecter la date et l'heure limites. Il doit notamment tenir compte des horaires d'ouverture de l'acheteur pour les documents à remettre et du poids des documents pour les offres transmises par voie électronique.

Certaines conditions sont reconnues, attestant de façon fiable les date et heure de réception de l'offre :

• remise en mains propres contre récépissé mentionnant la date et l'heure ;
• recommandé postal avec avis de réception ;
• transmission électronique sur le profil d'acheteur de l'acheteur.

L'offre doit être transmise en une seule fois avant l'expiration du délai. Par exemple, si un pli arrive dans les temps mais que les échantillons demandés arrivent après l'échéance du délai, l'offre est considérée incomplète et ne pourra pas être examinée par l'acheteur.

Dans certains cas, les candidats peuvent proposer une offre variante, c'est-à-dire une solution ou l'emploi de moyens autres que ceux qui ont été fixés dans les documents de la consultation.

Ces variantes permettent de faire ressortir des solutions innovantes ou d'employer des moyens inconnus de l'acheteur.

Dans une procédure formalisée, les variantes sont interdites sauf si l'acheteur les a autorisées dans l'avis de marché.

À l'inverse, dans une procédure adaptée, les variantes sont autorisées sauf si l'organisme précise le contraire dans les documents de la consultation.

Certaines offres peuvent ne pas être examinées par l'acheteur :

• l'offre irrégulière : offre incomplète (absence d'une pièce demandée dans les documents de la consultation, par exemple) ou qui ne respecte pas la législation applicable en matière sociale et environnementale ;
• l'offre inacceptable : offre dont le prix excède les crédits établis pour le marché avant le lancement de la procédure ;
• l'offre inappropriée : offre qui répond à un besoin autre que celui exprimé par l'acheteur (offre proposant des ordinateurs de bureau alors que l'objet du marché porte sur des ordinateurs portables, par exemple).

C'est pourquoi il est essentiel de lire attentivement tous les documents de la consultation et de s'y conformer.

Dans le cadre d'un appel d'offres et dans une procédure adaptée sans négociation, les offres irrégulières, inacceptables ou inappropriées sont éliminées sans être examinées. Toutefois, l'acheteur peut autoriser les soumissionnaires concernés à régulariser une offre irrégulière.

Dans les autres procédures, les offres inappropriées sont éliminées mais les offres irrégulières ou inacceptables peuvent faire l'objet d'une négociation ou d'un dialogue afin d'être modifiées.

Le choix de négocier ou non et les conditions de la négociation sont librement fixés par l'acheteur.

Les prix sont en théorie librement fixés. Néanmoins, dans le souci d'éviter les pratiques déloyales, l'acheteur est attentif aux offres anormalement basses.

Lorsqu'une offre lui semble anormalement basse, il ne peut pas la rejeter automatiquement mais doit demander au fournisseur ou au prestataire de lui fournir des précisions sur son montant ainsi que sur les aspects suivants :

• fabrication des produits ou critères de la prestation ;
• conditions favorables dont le soumissionnaire peut disposer ;
• application de la réglementation sur le lieu d'exécution des prestations en matière environnementale, sociale et du travail.

Après vérification, il peut rejeter l'offre si le soumissionnaire ne justifie pas de manière satisfaisante le bas niveau du prix ou des coûts qu'il a proposés ou s'il contrevient aux obligations en vigueur en matière de droit de l'environnement, social et du travail.