La fourniture d'informations complémentaires peut s'effectuer à la demande des candidats ou à l'initiative de l'acheteur. Dans tous les cas, l'acheteur respecte le principe d'égalité de traitement des candidats : il informe l'ensemble d'entre eux des modifications ou des renseignements complémentaires qu'il apporte aux documents de la consultation. Ainsi, tous les candidats disposent d'informations et de délais identiques pour formuler leur offre.

Questions des candidats

Si les candidats ont besoin d'informations complémentaires, ils peuvent poser des questions.

L'avis de marché mentionne les coordonnées de la personne à contacter au sein de l'acheteur afin d'obtenir des renseignements sur le marché.

Les profils d'acheteurs comportent une rubrique spécifique où les candidats posent leurs questions et les acheteurs publient les réponses correspondantes. Ceci permet que l'ensemble des opérateurs économiques intéressés par le marché aient accès aux mêmes informations.

En effet, dès lors que la réponse peut apporter une connaissance spécifique ou un avantage à un candidat pour la compréhension du projet, l'ensemble des candidats doit être informé.

Chaque candidat peut librement s'adresser à l'acheteur, sous réserve d'avoir au préalable lu l'ensemble des documents de la consultation pour s'assurer que la réponse n'y figure pas déjà.

Il est recommandé, pour des questions de transparence et de traçabilité, de poser ses questions par écrit : courriel, télécopie ou profil d'acheteur.

Afin de recevoir les réponses aux questions posées par les autres candidats potentiels, il est essentiel d'être identifié par l'acheteur, et notamment de télécharger le DCE sur le profil d'acheteur en laissant des coordonnées détaillées et en utilisant une adresse mail relevée régulièrement.

Informations complémentaires fournies par l'acheteur

Même en l'absence de questionnement préalable, l'acheteur peut apporter des informations complémentaires.

En cours de procédure, des correctifs mineurs peuvent intervenir, à condition qu'ils ne modifient pas substantiellement la définition du besoin ou la nature du marché.

Ces compléments ou correctifs doivent être communiqués à l'ensemble des candidats potentiels identifiés dans un délai raisonnable avant la date limite de remise des offres.

Lorsque le soumissionnaire a transmis son offre, il ne peut plus la modifier, mais peut en déposer une nouvelle, à condition d'être toujours dans les délais. C'est la dernière offre reçue qui sera ouverte.

L'acheteur peut communiquer avec un ou des candidats dans certains cas :

• s'il constate que des pièces ou informations sont absentes ou incomplètes (demande de régularisation de la candidature) ;
• lorsqu'il a besoin d'une précision (il ne doit pas s'agir d'une négociation ou d'une modification de l'offre) ;
• en cas d'erreur matérielle flagrante, par exemple une erreur de calcul évidente dans une annexe financière (cela doit rester exceptionnel) ;
• pour régulariser une offre irrégulière en appel d'offres ou en procédure adaptée sans négociation ;
• si l'acheteur estime que l'offre est anormalement basse par rapport à la valeur de son estimation initiale, de sa connaissance générale du marché, de la moyenne de l'ensemble des offres, etc.

Négociation en procédure adaptée

Dans le cadre d'un marché passé selon une procédure adaptée (Mapa), des échanges sont possibles entre les candidats et l'acheteur, s'il a prévu de mettre en œuvre une négociation dans les documents de la consultation mais elle n'est pas obligatoire.

Procédure négociée

Certaines procédures, dites négociées, comprennent obligatoirement une phase de négociation. L'acheteur ne peut y avoir recours que si la législation relative aux marchés publics le permet.

Dans ces procédures aussi, les conditions de négociation sont prévues dans l'avis de marché ou les documents de la consultation.

Procédure du dialogue compétitif

L'acheteur peut avoir recours à une procédure de dialogue compétitif.

Dans ce cas, il définit son besoin dans l'avis de marché ou dans un projet partiel, sélectionne un certain nombre de candidats et ouvre un dialogue avec les candidats pour développer une ou plusieurs solutions sur la base de laquelle ou desquelles les participants remettront une offre.

Les échanges entre candidats et acheteurs peuvent être effectués par voie électronique.

Le mode de transmission est indiqué dans l'avis de marché ou dans les documents de la consultation.

Les soumissionnaires doivent utiliser le même mode de transmission de leurs questions et de leurs documents pendant toute la procédure.