Une convention annuelle doit établir, avant le 1er mars de chaque année (ou dans les 2 mois en début de période, s'il s'agit d'un cycle de commercialisation particulier, notamment en cas d'activité saisonnière), le résultat de la négociation commerciale entre :
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d'une part, le distributeur, le prestataire de service (artisan) ou le grossiste,
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et d'autre part son fournisseur.
Cette convention unique doit prendre la forme soit d'un document unique, soit d'un contrat-cadre annuel assorti de contrats d'application.
Le barème des prix ayant servi de base à la négociation commerciale doit y être rappelé (à défaut, les conditions de consultation de ce barème doivent être indiquées).
La convention doit préciser :
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les conditions de l'opération de vente des produits ou des prestations de services, y compris les réductions de prix ;
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les conditions dans lesquelles le distributeur, le prestataire de services ou le grossiste s'oblige à rendre tout service propre à favoriser la commercialisation des produits vendus par le fournisseur et qui ne relève pas des obligations d'achat et de vente (en en précisant l'objet, la date prévue et les critères d'exécution) ;
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les autres obligations destinées à favoriser la relation commerciale (en en précisant l'objet, la date prévue et les critères d'exécution).
Le fournisseur doit communiquer ses CGV au distributeur avant le 1er décembre précédent (ou dans les 2 mois en début de période, s'il s'agit d'un cycle de commercialisation particulier).
Le prix convenu s'applique au plus tard le 1er mars.
Ces dispositions ne sont pas applicables à certains produits agricoles périssables (fruits et légumes frais, viandes fraîches, congelées ou surgelées de volailles et de lapins, œufs, miel) ou issus de cycles de production courts, aux animaux vivants, aux carcasses ou aux produits de la pêche et de l'aquaculture.
