Les machines à copier concernées sont les suivantes :

• offset  de 500 kg  ou moins ;
• duplicateurs ;
• photocopieuses à système optique ou par contact ;
• appareils de thermocopie ;
• appareils de reprographie de bureautique (scanners) ;
• imprimantes reliées à un ordinateur ;
• télécopieurs, notamment.

En sont exonérés les appareils scanners informatiques à plat, c'est-à-dire ne disposant pas d'une fonction de reproduction sous forme papier, les imprimantes de codes à barre, de tickets de caisse, de billets ou à fonction médicale spécifique, les copieurs ou tireuses de plans, notamment.

Les personnes qui se livrent à des opérations de simple réparation ne sont pas soumises à la taxe.

Son taux est fixé à 3,25 % du prix hors TVA.

La TVA s'applique sur le prix incluant la taxe.

Par exemple, pour un appareil d'une valeur hors taxe de 2 000 €, la taxe spéciale est égale à : 2 000 € x 3,25 %= 65 €, avec une TVA égale à : (2 000 € + 65 €) x 20 % = 413 €

Les redevables doivent faire apparaître distinctement sur leurs factures, pour chaque appareil livré, son prix net ( = sa valeur hors taxe), le montant de la taxe et indiquer que celle-ci est acquittée par eux, par une mention du type Taxe acquittée au profit du Centre national du livre et le montant de la TVA.

La taxe est assise, liquidée et recouvrée comme la TVA.

En cas d'importation (hors Union européenne), la taxe est due par le déclarant en douane. La taxe doit alors être mentionnée sur la déclaration en douane (DAU).

En cas de vente, de fabrication (livraison à soi-même) ou d’importation intracommunautaire, elle doit être acquittée auprès du service des impôts :

• pour les entreprises soumises au régime du réel simplifié : déclaration en mai, lors de la régularisation annuelle de TVA ;
• pour les entreprises sous le régime du réel normal : déclaration mensuelle ou trimestrielle ;
• pour les non-assujettis à la TVA : déclaration mensuelle ou trimestrielle n°3310-A.